Автоматизация ведения учёта в ТСЖ по-хозяйски

Товарищество собственников жилья создается для того, чтобы содержать дом в порядке. Чтобы быть хорошими хозяевами своего жилья (хозяином в данном случае является каждый собственник квартиры),  собственники должны быть предусмотрительными, информированными, экономными, все происходящее в доме должно быть под их контролем. С таким набором требований никак не обойтись без автоматизации процесса сбора, хранения, обработки и анализа информации о состоянии дел, т.е. без программы для ведения учета в ТСЖ.

Выбор программы учёта должен быть сделан по-хозяйски, поэтому необходимо: во-первых, понять, какие особенности конкретного ТСЖ влияют на выбор программы; во-вторых, разобраться, чем программы могут отличаться друг от друга. В этом и попытаемся разобраться.

Каждое ТСЖ имеет свои особенности. К ним можно отнести разнообразие функций, выполняемых ТСЖ, и размер самого ТСЖ.

Функции каждого ТСЖ могут быть различны в силу того, что оно самостоятельно выбирает, как ему вести деятельность: выполнять расчёт квартплаты самому или воспользоваться услугами расчётного центра (управляющей компании); выполнять функции паспортного стола или нет; вести расчёты через банк, либо через кассу и т.д.

Наличие тех или иных функций накладывает определённые требования, а именно:

• Специальная подготовка персонала. Если ТСЖ берет на себя функции расчёта квартплаты и льгот, требования к сотрудникам повышаются: они должны уметь работать с большим объёмом данных, быстро ориентироваться в программах учёта, понимать логику расчётов и многое другое. Желательно, чтобы персонал был знаком с принципами работы выбираемой программы.
• Количество автоматизированных рабочих мест. Чем больше функций и обслуживающего персонала в ТСЖ, тем больше автоматизированных рабочих мест. Например, для выполнения функций паспортного стола необходима паспортистка, компьютер и программа учёта для паспортного стола. Для наличных расчётов с населением потребуется не только компьютер и кассир, но и кассовый аппарат.
• Наличие локальной сети между компьютерами. Если работать с одной программой должны несколько сотрудников одновременно, необходимо объединить компьютеры таких работников в локальную сеть. Соответственно, и программа учёта должна поддерживать возможность работы в локальной сети.
• Требования к функциональности программы. Программный продукт должен выполнять максимально возможное количество функций, необходимых ТСЖ. Например, он может обеспечивать: расчёт квартплаты, расчёт льгот, печать платёжных извещений, ввод оплаты с помощью сканера штрих кодов, печать отчётов паспортного стола и т.д.
• Наличие площади для размещения рабочих мест. От количества функций будет зависеть и количество квадратных метров площади, необходимых для размещения автоматизированных рабочих мест для персонала, обеспечивающего функционирование ТСЖ.

Таким образом, делаем вывод: чем больше функций берёт на себя ТСЖ, тем серьёзнее надо подойти к автоматизации ведения учёта.

Вторым немаловажным отличием одного ТСЖ от другого является размер ТСЖ, т.е. количество обслуживаемых квартир. От количества обслуживаемых квартир будет зависеть:

• Требования к оборудованию. Если в ТСЖ много квартир, может потребоваться дополнительное оборудование для обработки большого количества информации. Это оборудование должно быть совместимо с программным обеспечением. Вам могут понадобиться: принтер, сканер штрих-кода, модем для выхода в Интернет, кассовый аппарат и т.д. Приобретать это оборудование лучше после выбора программы для ведения учёта; если оборудование уже есть, обязательно проконсультируйтесь с разработчиками программного обеспечения на предмет выяснения достаточной мощности имеющегося оборудования и возможности её наращения при необходимости.
• Требования к скорости обработки данных. От предполагаемого объёма информации зависит количество времени, затраченного на обработку этой информации. Выбирая программу для ведения учёта, уточните количество квартир, при котором она гарантированно будет функционировать нормально.
• Объём выделенных средств на автоматизацию. Перед покупкой программы определите возможное количество средств, выделенных на автоматизацию (это зависит от количества жильцов в доме и от их финансовых возможностей). При планировании затрат на автоматизацию информируйте всех жильцов о необходимости покупки оборудования и программного обеспечения для ведения учёта в ТСЖ. При этом желательно подготовить несколько вариантов разных бюджетов, но не забывать, что необдуманная экономия может привести к дополнительным затратам в будущем. Как известно, скупой платит дважды!
  В ходе подготовки предложений для жильцов обратитесь к различным разработчикам программного обеспечения и узнайте стоимость предлагаемых программ, параметры и цену необходимого оборудования, стоимость обучения персонала, условия и стоимость послепродажного обслуживания и консультационных услуг. Для грамотной оценки предложений разработчиков программ надо учитывать характеристики программного обеспечения, о которых и пойдет речь ниже.

На рынке представлено многообразие различных программ для ведения учёта, начиная с таблиц Excel и заканчивая сложными комплексными решениями. Каждому ТСЖ необходимо выбрать из этого многообразия именно тот продукт, который соответствует его потребностям. При этом немаловажно учитывать:

• Функциональность программы учёта. Самая простая программа ведения учета в ТСЖ - это таблицы Excel. В них можно задать формулы для расчёта платежей жильцам, настроить печатные формы извещений, вести учёт поступлений денежных средств. Ведение учёта в таблицах будет менее трудоёмким только по сравнению с ведением учёта на бумаге, т.е. вообще без компьютера.
  
  На следующем уровне стоят специализированные программные средства для расчёта квартплаты. В их функционал уже входят автоматический расчёт и начисление платежей, печать отчётов, платёжных извещений. Среди этих программ есть и такие, которые автоматизируют ведение паспортного стола, позволяют вводить оплату с помощью сканера штрих-кода, имеют возможность подключения кассового аппарата и многое другое. Ведение учёта в данных программах поможет полностью контролировать всё происходящее: анализировать задолженность, делать перерасчёты платежей, начислять льготы. Однако для ведения бухгалтерского учёта придётся приобрести отдельную программу. К плюсам раздельного ведения учёта можно отнести:
            -   для работы с программой не обязательно знать принципы бухгалтерского учёта;
            -   программа имеет меньший объём данных и менее требовательна к ресурсам компьютера.
  
  Наконец, третий уровень в этой иерархии занимают программы, по своим возможностям идентичные программам второго уровня, но позволяющие вести бухгалтерский учёт и рассчитывать квартплату одновременно. Рассмотрим преимущества, которые имеют такие программы по сравнению с программами второго уровня:
            -   нет необходимости переносить информацию из одной программы в другую (или дублировать ввод данных параллельно в двух программах);
            -   есть возможность отслеживать исполнение сметы - ведь учёт доходов и расходов ведётся в одной программе;
            -   от бухгалтера не требуются дополнительные знания для работы в двух программах;
            -   нет увеличения затрат на приобретение и дальнейшее сопровождение двух программных продуктов.
  
  Напомним также, что при выборе программы учёта необходимо предусмотреть возможность подключения к ней дополнительного оборудования: кассового аппарата, сканера штрих-кодов, принтера и т.д.

• Возможность доработки программы учёта. При выборе программы выясните наличие специалистов (помимо разработчиков программы), которые при необходимости смогут вносить изменения в программу и сопровождать её в дальнейшем.Существует два вида программ: включающие и не включающие в себя средства разработки. В программах первого вида предусмотрен специальный режим, в котором можно производить изменение алгоритмов работы программы, разрабатывать дополнительные отчёты и т.д. Данная возможность позволяет не зависеть от разработчика и, при наличии определённых знаний, вносить необходимые изменения в программу самостоятельно. Для изменения или доработки программ второго вида придётся обращаться только к разработчику данной программы.
• Гибкость в настройке программы учёта. Для удобства работы программа должна быть универсальной. Например, количество коммунальных и иных услуг, по которым можно вести учёт в программе, не должно быть ограничено. Хорошо, если предусмотрена возможность настройки алгоритма расчёта начислений по услугам, расчёта льгот и т.д.
• Быстродействие программы учёта. Современные методы разработки программ позволяют обрабатывать большие объёмы данных за короткое время. Скорость работы программы зависит не только от средств разработки, но и от характеристик компьютера. Для сетевых программ используется более мощный компьютер в качестве сервера (сервер - это главный компьютер в локальной сети, на котором размещается база данных; все остальные компьютеры по локальной сети получают доступ к информации, находящейся в базе данных на сервере).
• Удобство работы с программой учёта. Каждая программа имеет свою оригинальную оболочку, инструменты, позволяющие пользователю осуществлять различные действия в программе: кнопочки, меню, переключатели, документы, списки и т.д. Обратите внимание на интерфейс, то есть внешний вид программы: он не должен быть перегружен различными картинками, шрифтами, цветами, которые только отвлекают внимание. Обычно семейство программ одного разработчика имеет одинаковые инструменты для работы (например, программы фирмы 1С), и пользователю легко привыкнуть к ним.
• Документированность программы учёта. Пользователю, особенно в самом начале, очень важно иметь под рукой инструкцию по работе с программой. Инструкция не должна содержать только «сухое» перечисление функций программы; желательно, чтобы рассматривалось пошаговое описание действий, которое необходимы для выполнения каждой конкретной задачи, стоящей перед бухгалтером ТСЖ. Немаловажно наличие в самой программе «всплывающих» подсказок и справочной информации, которые помогут быстро ориентироваться при работе.
• Репутация разработчика. При выборе программного продукта обратите внимание на наличие у разработчика опыта автоматизации именно организаций сферы ЖКХ. Хорошо ли он ориентируется в предметной области? Сколько организаций работает с его программами, есть ли отзывы? Сколько специалистов поддерживает программный продукт и какова их квалификация? Выясните условия сопровождения программы - хороший знак, если существует уже «наработанная» система послепродажного обслуживания. О надёжности фирмы свидетельствует и наличие Интернет-сайта, а возможность посмотреть демонстрационную версию или ролик программы убережёт от неудачной покупки.
• Послепродажное обслуживание (сопровождение) программы учёта. Перед тем как сделать окончательный выбор, убедитесь, что после покупки Вы не останетесь с программой «один на один». В процессе работы у Вас могут возникнуть вопросы по использованию возможностей программы, потребность в её доработке или обучении персонала. Не верьте на слово, требуйте заключения договора на абонентское обслуживание! В договоре должны быть подробно указаны условия предоставления услуг по поддержке пользователей и обновлению программы. Не стоит экономить на качественном и удобном сервисе послепродажного обслуживания - такая экономия может свести на нет пользу от приобретения программы.
• Стоимость программы учёта. Будьте благоразумны: разработка программы ведения учёта в ТСЖ - это сложный и трудоёмкий процесс; программа за 2 тысячи рублей - это обман и потраченные впустую не только деньги, но и время. В среднем однопользовательская версия программы должна стоить от 10 до 15 тысяч рублей. Покупать программу, конечно же, следует не на рынке, а у специализированных организаций. Обратите внимание, чтобы в комплект поставки входили инструкция, лицензионное соглашение, компакт-диск с программой установки, а также средство защиты программы от незаконного копирования.

Данная статья написана с участием разработчиков программы «Весь Учёт: Бухгалтерский учёт в ТСЖ». При написании статьи был учтён многолетний опыт работы с ТСЖ и Управляющими компаниями. К написанию данной статьи нас подтолкнули часто задаваемые покупателями вопросы: «Чем программа «Весь Учёт: Бухгалтерский учёт в ТСЖ» отличается от других?», «Почему такая стоимость программы?», «Как нам объяснить жильцам?» и т.д. Надеемся, прочитав статью, будущий покупатель программы для ведения учёта в ТСЖ будет иметь руководство к действию и, как полагается хорошему хозяину, сделает правильный выбор.